Como planejar REUNIÕES EFICAZES

Pessoal, conforme conversamos é interessante melhorarmos a qualidade e principalmente a efetividade de nossas reuniões, seguem dicas:

As reuniões custam tempo e dinheiro. Logo só deve convocá-las quando isso for
estritamente necessário e na certeza de que serão eficazes. Eis alguns conselhos
práticos sobre como preparar e gerir reuniões de trabalho.
Como todos sabemos muitas reuniões nas empresas são pura e simplesmente desnecessárias.
As razões são variadas. Ou porque se tornam uma simples rotina. Ou porque demoram o dobro
do tempo do necessário. Ou porque são meros fóruns de discussão alargada que não dão
origem ao resultado esperado. Ou porque foram mal preparadas ou mal dirigidas, etc. Logo a
primeira decisão a tomar sobre reuniões é a de se vale mesmo a pena fazer uma. O maior
custo associado às reuniões é a do tempo dos participantes. Quer o custo real medido pelo
salário-hora dos envolvidos a que haverá a somar eventuais despesas de transporte e estadia.
Quer o custo de oportunidade de não estarem a utilizar o tempo da reunião em outras tarefas
eventualmente mais produtivas. Se decidir avançar para a marcação de uma reunião de
trabalho siga atentamente as seguintes conselhos práticos


1. Antes da reunião
• Defina com clareza os objectivos. Considera-se que uma hora de reunião exige três
horas de preparação. O mais importante será decidir o que pretende da reunião?
Partilhar informações e conselhos? Dar instruções à sua equipa ? Apresentar e analisar
propostas? Discutir problemas de funcionamento interno? Desenvolver ideias criativas?
O tipo de objectivo que pretende de uma reunião condicionará todos os pontos
seguintes: o número de participantes, o local, a duração, etc.
• Defina o tipo e o formato de reunião. Consoante o objectivo definido no ponto anterior
poderá optar entre vários formatos de reunião: formais ou informais; alargadas ou
restritas; dentro ou fora da empresa, com ou sem moderador, etc.
• Defina o número de participantes, o horário e a duração prevista. Em regra, as
reuniões devem ser marcadas no início do horário de expediente e, preferencialmente,
de manhã. Evite reuniões a seguir ao almoço onde a atenção dos participantes será
decerto prejudicada e haverá mais dificuldade em que terminem no horário fixado.
• Defina a agenda de trabalhos. Seja o mais sintético possível. A agenda não deverá
exceder uma página dactilografada e deve ser entregue uma cópia antes da reunião.
• Elementos de suporte. Veja que tipo de apoio necessitará de pedir ao secretariado.
Além dos inevitáveis blocos de papel e canetas, das águas, cafés e biscoitos, veja se é
necessário o recurso a equipamentos de projecção. Teste-os sempre antes da reunião.
• Outros procedimentos aconselhados. Não se esqueça de confirmar a presença de
todos os participantes. Esteja preparado para agendar uma data alternativa em caso de
uma desistência inesperada ou emergência. Para algum tipo de reuniões, vale a pena
pedir previamente a todos os participantes algumas sugestões de enriquecimento dos
assuntos em debate. Assegure-se que as sugestões são incorporadas na agenda final.


2. Durante a reunião
• Introdução. O líder da reunião deverá apresentar resumidamente os participantes, a
duração prevista da reunião, a agenda de trabalho e os objectivos a atingir.
• Definir prioridades. As estatísticas mostram que a concentração dos participantes está
no seu auge nos primeiros e nos últimos 10 a 15 minutos da reunião. Assegure-se que é
nesse período que se discute e se tomam decisões sobre os pontos mais importantes.
• Uso eficiente do tempo. Se a reunião tiver uma duração prevista superior a 90 minutos
é importante prever a existência de intervalos que, em regra, não devem ultrapassar os
10 minutos. Use a arma do «intervalo» para pôr fim a discussões ou conflitos estéreis.
Estimule a discussão viva e participada mas mantenha a ordem e elevação do debate.
Não deixe que alguns dos participantes monopolizem o debate.
• Controle da eficácia. É vital ir relembrando aos participantes o objectivo final da
reunião e não deixar que a discussão alastre para conversas paralelas ou para disputas
individuais. Se o ritmo da reunião estiver a decair entre em acção mudando de posição
ou de tom, pedindo a palavra aos participantes mais passivos ou omitindo assuntos
menos prioritários da agenda. Esteja atento aos sinais faciais e gestuais dos envolvidos.
• Encerramento. Conclua sempre as reuniões com a discussão de «outros assuntos»
que algum dos participantes queira adicionar. Resuma a discussão e recapitule as
decisões. Agende provisoriamente uma nova reunião caso ainda subsistam assuntos
pendentes a discutir. Assegure-se que será distribuído a todos uma acta da reunião.


3. Após a reunião
Faça circular os resultados da reunião rapidamente (no máximo 24 horas depois da reuniões),
com as decisões, etapas a desenvolver, próxima reunião com dia e hora marcadas. Entre as
tarefas que deverá desempenhar a seguir destacam-se as seguintes:
• Aprovar e distribuir a acta da reunião.
• Receber relatórios e acompanhar desenvolvimento das decisões tomadas
• Estabelecer agenda da próxima reunião.


(fonte: http://www.via6.com/topico.php?tid=318018)

Quem quiser se aventurar no inglês veja as dicas abaixo, muito boas também, vale a pena gastar um tempinho traduzindo:

5 Steps to an Effective Meeting

You call a meeting to discuss ways to reduce the budget. At the meeting, you have three people discussing ideas, two people with confused looks on their faces, and three others either doodling or staring into space. What’s going on here?

Meetings are a necessity in today’s workplace, but many could be more engaging and more efficient. Steve Kaye, a California-based author of hundreds of meeting guides atwww.stevekaye.com, gives these five steps toward productive meetings, and Glenn Hamamura, principal consultant at Mililani-based Systems Excellence LLC, adds some local input. Both are certified by the International Association of Facilitators.


► 1  Identify Goals
Figure out the goals of the meeting, and then write them out. “This is a critical step, because when you write something down, it becomes real,” Kaye says. “Many people just imagine a goal. Then they hope that everybody, through some amazing clairvoyant process, comes to the meeting imagining the same goal.” This doesn’t need to be a group meeting in itself. Just think of what you want to get done out of your meeting.


► 2  Identify Key Players
Ideally, a group of eight to 12 people should attend a meeting, but can range between four and 16. “Beyond either one, you either have too few for a critical mass of effective thinking, or you have too many to accomplish anything useful,” Kaye says. Next, talk about the goals of the meeting and their ideas. You might realize you don’t need a meeting after all. Spectators should not be invited. “Things get complicated when these spectators try to participate on issues that they know nothing about. The real participants end up wasting time educating,” Kaye says. The size of the meeting also depends on the goals of the meeting. “Decision-making meetings tend to be smaller so that the invited parties can participate freely,” Hamamura says. “Informa tional meetings could be larger in size.”


► 3  Prepare an Agenda
Write up an agenda that is so concise and specific anyone can pick it up and run the meeting. Don’t write vague phrases like, “Reduce the budget.” “What does that mean?” Kaye says. “Does reduce the budget mean cut out my department’s material? Does it mean reduce capital spending? Does it mean reduce operations of one of our facilities? It can mean anything to anybody.” 


► 4  Engage Everyone
“Most meetings feature only those who are quick thinkers or loud talkers,” Kaye says. “And while those people are showing off, the rest of the people in the room are sitting there bored, daydreaming or doodling.” These people know that if they were somewhere else, they could be getting work done. Also, when everyone has a say in what’s going on, they’ll believe there was a fair process. They weren’t forced or convinced into the solution, and they’ll support the idea.


► 5  Document Results
Publish the minutes. They should be brief and concise and not a script of the whole meeting. “They are something that a busy executive can read in less than a minute,” Kaye says. Those in charge of the meeting should follow up on the plan, preferably by phone or face to face. Don’t just send a memo and hope something happens, Kaye says. Hamamura adds that the follow-up should be done in one business day to create a sense of urgency to the task.

(fonte: http://www.hawaiibusiness.com/images/2008/March2008/SB/5steps_meeting.jpg)